Google Docs sovelluspaketti

23.11.2007, 12:21

Google Docs (Suomeksi Google Dokumentit ) on virtuaalinen internet-selaimella käytettävä toimisto-ohjelmapaketti. Google Docsin käyttöön tarvitset Google-tilin. Voit käyttää Google Docsia kaikkine ominaisuuksineen maksuttomalla henkilökohtaisella tilillä. Google Docsin avulla voit tehdä yhteistyötä ryhmäsi kesken. Jokaiseen ohjelmaan on sisäänrakennettu versionhallintajärjestelmä. Voit myös valita itse työryhmäsi jäsenet ja määritellä heille joko oikeuden muokata tai ainoastaan katsella dokumenttia. Dokumentin saa julkaistua myös verkossa kätevästi parilla hiiren klikkauksella. Google Docs avulla voit myös lähettää dokumentteja ilman, että ne ovat viemässä tilaa sähköpostista. Kaikki Google Docsilla tallennetut dokumentit tallentuvat verkkoon Googlen palvelimelle. Pääset siis kaikkiin dokumentteihisi käsiksi, miltä tahansa tietokoneelta, jossa on internetyhteys. Nykyisin pääset katselemaan dokumentteja myös internetyhteydellä varustetulla matkapuhelimella.

Google Docs yritykäyttöön

Yritys tai joku muu verkkotunnuksen haltija voi avata omaan käyttöönsä Google Apps- tilin, jonka avulla yritys saa Google dokumentit käyttöön. Yritys voi luonnollisesti hallita omia käyttäjätunnuksiaan. Google Apps-pakettiin sisältyy Googlen toimisto-ohjelmien lisäksi myös sähköposti, kalenteri, räätälöity aloitussivu ja Google Pages.

Google docs esitys

Alla olevasta englanninkielisestä videoesityksestä voit nähdä minkälaisia ongelmia Google Docs ratkaisee sähköpostin suhteen. 

Google dokumentit Tekstinkäsittely

Ominaisuudet:

• Kattava versionhallinta
• Monen käyttäjän yhtäaikainen editointimahdollisuus
• Suora julkaiseminen verkkoon
• Käyttöoikeuksien jakaminen
• Perinteiset tekstinkäsittelytoiminnot
  
  • voi muotoilla tekstiä (lihavointi, kursivointi, jne.)
  • voi lisätä kuvia
  • voi lisätä taulukoita
  • listat
  • ei ylä- ja alatunnistetta tällä hetkellä
  • • toisaalta muokattavassa verkkotekstissä näitä ei tarvita
    • ylä- ja alatunnisteet ovat vain tulostamista varten

Google Docsin tekstinkäsittely soveltuu loistavasti sisällöntuottamiseen ryhmässä. Google Docs tekstinkäsittelyn nykyinen versio ei ole välttämättä ainoa tekstinkäsittelyohjelma, mutta se toimii loistavasti apuohjelmana. Varsinaista tekstinkäsittelyohjelmaa esimerkiksi Open Office Writeria tai Microsoft Wordiä voi käyttää dokumentin tulostusvaiheessa. Dokumentin sisältö on kuitenkin ulkoasua tärkeämpää ja Google Docsin Writer auttaa laadukkaamman sisällön luomisessa. Versionhallintaominaisuus toimii hyvin ja Google Docs tukee loistavasti myös yhtäaikaista työskentelyä, mikäli vaan pelisäännöt ovat selvillä

Google dokumentit Taulukkolaskenta

Ominaisuudet:

• Monen käyttäjän yhtäaikainen editointimahdollisuus
• Suora julkaiseminen verkkoon
• Käyttöoikeuksien jakaminen
• Taulukkolaskentatoiminnot
  
  • funktioita ja kaavoja voi käyttää varsin monipuolisesti
  • tietoja voi lajitella
  • rivejä voi lukita
  • yksinkertaisia kaavioita saa tehtyä
  • tekstiä voi muotoilla
  • laskentataulukkoja voi kopioida
  • täyttökahva toimii kuten muissakin
  • solumuotoiluja (päivämäärä, valuutta, desimaalit) löytyy ihan hyvin
  • kommentteja voi lisätä
  • rivejä ja sarakkeita voi lisätä
  • soluja voi yhdistää ja alueita nimetä

Google Docsin taulukkolaskenta ei ole välttämättä yrityksen ainoa taulukkolaskentaratkaisu, mutta se avaa sellaisia mahdollisuuksia, joita ei aikaisemmin ole ollut. Esimerkkinä vaikkapa asiakkaamme, jolla on projekteja ympäri maailmaa. Projektinseurantaa varten tarvitsee vaan luoda Excel-työkirja, joka sitten siirretään Google Docsiin. Tämän jälkeen projektin jäsenet voivat toiselta puolelta maapalloa täyttää dokumenttia ja projektipäälikkö voi Suomesta tarkastaa tilanteen seuraavassa hetkessä. Google Docsin taulukkolaskenta antaa siis taulukkolaskennalle kokonaan uuden käytön. Omassa toiminnassamme olemme käyttäneet opettajien sisäisiä dokumentteja muunmuassa päiväkirjojen pitoon.

Esitysgrafiikka

Ominaisuudet:

• Monen käyttäjän yhtäaikainen editointimahdollisuus
• Suora julkaiseminen verkkoon
• Käyttöoikeuksien jakaminen
• Kuvaesityksiä voi katsoa täydellä ruudulla verkossa useamman käyttäjän ollessa läsnä
  • jaetaan muille verkko-osoite, jossa esitys näkyy
  • Esityksen pitäjä voi kontorolloida diojen vaihtumista
• Esitysgrafiikkatyökalut
  
  • valmiita teemoja jonkin verran
  • dian rakenteita muutamia (otsikkodia, otsikko ja tekstiä, otsikko ja tekstiä kahdella palstalla, kuvatekstillinen dia ja tyhjä)
  • kuvia voi lisätä
  • diojen paikkaa voi muuttaa, dioja voi monistaa
  • tekstiä voi muotoilla (lihavointi, kursivointi, alleviivaus)

Google Docs esitysgrafiikassa erityisesti esiinnostettava seikka on uusi esitystapa. Esityksen pitäjä voi siis pitää esitystä niin, että hän itse ohjaa diojen vaihtumista. Tämä mahdollistaa diaesityksen pitämisen luokkatilassa, vaikka ilman videotykkiä. Tai tietenkin esitys voidaan pitää etänä, niin että esityksen katselijat ovat vaikka eri puolilla maata tai maailmaan. Ääni tälläisessä tapauksessa kulkisi, vaikkapa Skypen kautta.